Protocol Canal Denúncies
1. Introducció
Aquest Protocol ha estat objecte de revisió i actualització amb motiu de l’aprovació, el febrer del 2023, de la nova Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, que respon a l’obligació de transposar, a l’ordenament jurídic espanyol, la Directiva 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d’octubre de 2019, relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del Dret de la Unió (coneguda com la directiva whistleblowing).
Totes dues normatives pretenen reforçar la cultura de compliment de les entitats públiques i privades mitjançant la protecció dels denunciants que informin sobre infraccions conegudes en el context laboral o professional, per mitjà dels anomenats canals denúncies.
Les disposicions previstes en l’esmentada Llei 2/2023 han implicat canvis en el funcionament i estructura del Canal denúncies de la Fundación Mutua de Propietarios (FMP), els quals es descriuen al llarg d’aquest Protocol, entre els quals destaquem: (i) es reforça el respecte a la confidencialitat tant de l’informant com de la persona denunciada, (iii) es designa el Comitè Ètic de la FMP com a responsable del Canal denúncies de la entitat, delegant-se les funcions de gestió del mateix Vicepresidenta de la FMP (nomenaments que haurà d’aprovar el Patronat de la FMP), (iv) s’haurà de notificar aquests nomenaments a l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant que resulti competent, (v) s’informarà degudament sobre l’existència de canals externs per presentar consultes o denúncies, (vi) s’inclou l’obligació del Responsable del Canal denúncies de comunicar els supòsits constitutius de delicte penal, al Ministeri Fiscal, (vii) es garanteixen els drets de presumpció d’innocència i honor de la persona denunciada i (viii) s’aplicaran els terminis previstos en la norma per al justificant de recepció de les comunicacions, la fase d’investigació i la seva resolució.
2. Objecte
L’objecte del present Protocol consisteix a establir el funcionament del Canal denúncies de la FMP, és a dir, el sistema intern d’informació, consulta i/o denúncia de possibles delictes i incompliments normatius.
El Patronat de la FMP es el responsable de la implantació del Canal denuncies de la FMP.
El Canal denuncies de la FMP es constitueix amb les finalitats següents:
- dotar els empleats/empleades, patrons/patrones, i col·laboradors externs de la FMP, d’un mecanisme per poder informar, consultar i/o denunciar possibles delictes i/o incompliments de la llei vigent i/o el Codi Ètic i de Conducta de la FMP, per fomentar així la cultura de la informació/comunicació com a mecanisme per prevenir i detectar la comissió de delictes o amenaces a l’interès públic, i alhora;
- protegir les persones físiques que informin, facin consultes i/o denunciïn per mitjà d’aquest canal (els informants), tot això de conformitat amb el que es disposa en la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
3. Normativa aplicable
Per a l’elaboració del present Protocol s’han tingut en consideració les disposicions que es detallen a continuació:
- Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
- Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d’octubre de 2019, relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del Dret de la Unió.
- Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals i a la lliure circulació d’aquestes dades i pel qual es deroga la Directiva 95/46/CE (RGPD).
Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals (LOPD).
4. Comitè Ètic de la FMP
Per conèixer, analitzar i resoldre les comunicacions, consultes i denúncies que puguin arribar a través del Canal denúncies de la FMP, el Patronat va constituir en el seu dia el Comitè d’ètica de la FMP, el qual està integrat pels responsables següents:
- Vicepresident/a de la FMP
- Responsable de Compliment Legal de la FMP
- Un membre del Patronat de la FMP
Aquest Comitè d’Ètica és el Responsable del Canal denúncies de la FMP (és a dir, el “Responsable del Sistema”, tal com es denomina en la Llei 2/2023). Aquest Comitè haurà de desenvolupar les seves funcions d’una manera independent i autònoma respecte de la resta dels òrgans de l’entitat, no podrà rebre instruccions de cap mena en el seu exercici i haurà de disposar de tots els mitjans personals i materials necessaris per dur-les a terme.
Tanmateix, el Comitè d’Ètica de la FMP ha delegat en la Vicepresidenta de la FMP les facultats de gestió del Canal denúncies de la entitat, d’informació i de tramitació d’expedients d’investigació.
El nomenament del Comitè d’Ètica de de la FMP com a “Responsable del Canal Denúncies de la FMP” (responsable del Sistema), així com la delegació de facultats de gestió del Canal en favor de la Vicepresidenta de la FMP, serà degudament aprovat pel Patronat de la entitat. Posteriorment, es notificaran a l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant competent.
En cas que la comunicació, consulta o denúncia sigui relativa a un dels membres del Comitè d’Ètica de la FMP, aquest membre queda automàticament apartat a fi de resoldre-la.
5. Funcionamient del Canal denúncies de la FMP
5.1 Comunicacions, consultes i/o denúncies
A través del Canal denuncies de la FMP, els empleats/empleades, patrons/patrones y col·laboradors externs de la FMP, poden comunicar, consultar y/o denunciar sobre:
- Qualsevol acció o omissió que pugui constituir una infracció del Dret de la Unió Europea sempre que:
- entri dins de l’àmbit d’aplicació dels actes de la Unió Europea enumerats en l’annex de la Directiva (UE) 2019/1937;
- afecti els interessos financers de la Unió Europea tal com es preveuen en l’article 325 del Tractat de Funcionament de la Unió Europea (TFUE); o
- incideixi en el mercat interior, tal com es preveu en l’article 26, apartat 2 del TFUE, incloses les infraccions de les normes de la Unió Europea en matèria de competència i ajudes atorgades pels Estats, així com les infraccions relatives al mercat interior en relació amb els actes que infringeixin les normes de l’impost de societats o amb pràctiques la finalitat de les quals sigui obtenir un avantatge fiscal que desvirtuï l’objecte o la finalitat de la legislació aplicable a l’impost de societats.
2. Qualsevol acció o omissió que pugui ser constitutiva d’infracció penal o administrativa greu o molt greu. En tot cas, s’entén que hi estan compreses totes les infraccions penals o administratives greus o molt greus que impliquin una pèrdua econòmica per a la Hisenda Pública i per a la Seguretat Social.
En tot cas, els empleats/empleades, patrons/patrones y col·laboradors externs de la FMP, tenen la obligació d’informar al Responsable del Canal denuncies de la FMP, en cas de rebre informació relativa a un suposat delicte o infracció del Codi Ètic i de Conducta de la FMP.
5.2 Correu electrònic habilitado per enviar comunicacions, consultes i/o denúncies
El Canal denúncies de la FMP es canalitza a través del correu electrònic cumplimientolegal@fundacionmdp.org, que permet enviar comunicacions, consultes i denúncies, per escrit.
Així mateix, a sol·licitud de l’informant, també podrà presentar-se mitjançant una reunió presencial dins del termini màxim de set dies.
Les comunicacions (sigui de tipus informatiu, consulta o denúncia) poden ser anònimes o no, això és, l’informant pot decidir si s’estima més no revelar la seva identitat quan fa la comunicació o mostrar-la.
No obstant això, en cas de fer alguna consulta a través d’aquest canal, s’aconsella que l’informant s’identifiqui, a fi que pugui rebre una resposta en el correu electrònic o l’adreça postal que indiqui. A aquest efecte, s’habilita un espai en el formulari del Canal denúncies perquè l’informant indiqui on vol rebre la resposta a la comunicació enviada.
En tot cas, el Canal denúncies de la FMP està preparat per garantir la confidencialitat de la identitat de l’informant i de qualsevol tercer esmentat en la comunicació, i de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació de la comunicació, així com la protecció de dades, per impedir l’accés de personal no autoritzat.
S’ informarà l’ informant del tractament de les seves dades d’ acord al que estableix el RGPD i la LOPD, de conformitat amb el que s’ indica més endavant en el present protocol.
A banda del Canal denúncies de la FMP, s’ informarà, de forma clara i accessible, sobre l’ existència dels canals externs d’ informació davant les autoritats competents i, si s’ escau, davant les institucions, òrgans o organismes de la Unió Europea.
Així mateix, tota persona física pot informar davant l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant (regulada en la Llei 3/2023), o davant les autoritats o òrgans autonòmics corresponents, de la comissió de qualsevol acció o omissió inclosa en l’àmbit d’aplicació de la Llei 2/2023, tant directament com amb comunicació prèvia a través del Canal denúncies de la FMP.
5.3 Procedimient per enviar comunicacions, consultes i/o denúncies
Es presenta un resumen gràfic del procés:
5.3.1 Recepció Comunicació/Consulta/Denúncia
S’accedeix al Canal denúncies de la FMP, a través de la pàgina web de la FMP (www.fundacionmdp.org). Al peu del web s’ha habilitat la pestanya “Canal denúncies“. Clicant-hi, s’accedeix al Canal denúncies de la FMP.
En el Canal denúncies de la FMP hi ha disponible un formulari amb determinats camps informatius que l’informant pot emplenar o no (segons el seu parer), per enviar la comunicació, consulta o denúncia per escrit. Clicant al botó d’enviament del formulari, s’envia al correu electrònic indicat anteriorment, i així queda presentada la comunicació, consulta o denúncia.
Una vegada presentada una comunicació, consulta o denúncia mitjançant el Canal denúncies, l’informant rebrà un justificant de recepció en el termini màxim de set dies naturals posteriors.
L’accés al contingut de la bústia del correu electrònic del Canal denúncies de la FMP està restringit a les persones que integren el Comitè d’Ètica de la FMP. Aquestes persones seran les qui en primera instància rebran les comunicacions, consultes o denúncies que es presentin per aquest canal.
5.3.2 Anàlisi i Valoració
La Vicepresidenta de la FMP analitzarà i valorarà, prèviament, la naturalesa de la comunicació, consulta o denúncia rebuda. Una vegada feta aquesta anàlisi i valoració, l’elevarà al Comitè d’Ètica de la FMP.
En cas que es tracti d’una comunicació o consulta, el Comitè d’Ètica ha de respondre directament al sol·licitant i indicar si es tracta d’un incompliment o suposat delicte. Si el Comitè considera que el motiu de la consulta pot ser objecte d’un incompliment del Codi Ètic i de Conducta de la FMP o un acte presumptament delictiu, ha de recomanar al sol·licitant que presenti una denúncia, i li ha de comunicar d’una manera expressa la garantia de preservació del seu anonimat.
En cas que es tracti d’una denúncia, la Vicepresidenta de la FMP ha d’analitzar i valorar, prèviament, la naturalesa del correu o missatge de veu rebuts, i si és procedent la seva investigació, i ha d’informar el Comitè d’Ètica de les seves conclusions, el qual decidirà d’acord amb el seu informe si cal obrir un expedient sancionador.
En cas que el Comitè d’Ètica decideixi que no és procedent obrir un expedient sancionador i que la denúncia no és anònima, cal comunicar la no obertura d’un expedient sancionador al denunciant i explicar-li els motius de la improcedència de la seva tramitació.
Durant la tramitació de l’expedient, els afectats per la comunicació tenen dret a la presumpció d’innocència, al dret de defensa i al dret d’accés a l’expedient en els termes regulats en aquesta llei, així com a la mateixa protecció establerta per als informants, i es preserva la seva identitat i es garanteix la confidencialitat dels fets i dades del procediment.
5.3.3 Mandat d’Instrucció
En cas que el Comitè d’Ètica, després de valorar l’informe de la Vicepresidenta de la FMP, trobi indicis suficients d’un incompliment o d’un acte presumptament delictiu, cal obrir un expedient sancionador i nomenar un instructor membre del Comitè d’Ètica per a la seva instrucció.
El termini màxim per fer les actuacions d’investigació és de tres mesos des de la recepció de la comunicació. El Comitè d’Ètica podrà mantenir comunicació amb l’informant, fins i tot demanar-li informació addicional per fer una anàlisi completa.
Totes les persones sotmeses a l’àmbit del Codi Ètic de la FMP, siguin empleats o no, tenen el deure de cooperar en les investigacions que es duguin a terme sobre possibles incompliments del Codi i conductes presumptament delictives.
5.3.4 Comunicació al denunciant si aquest no és anònim i al denunciat
En cas que la denúncia no sigui anònima, una vegada el Comitè d’Ètica hagi resolt si és procedent iniciar un expedient sancionador sobre els fets, cal comunicar-ne l’obertura al denunciant i al denunciat, així com l’instructor assignat.
L’instructor presentarà davant el Comitè d’Ètica, en el termini màxim de deu dies hàbils, la planificació, les accions i el cost econòmic (si n’hi ha) del procés d’instrucció. Aquest ha de ser aprovat pel Comitè.
L’instructor redactarà un plec de càrrecs que haurà de contenir com a mínim el següent: la identificació dels presumptes responsables, l’exposició dels fets imputats, el presumpte incompliment del Codi Ètic o acte presumptament delictiu que aquests fets puguin constituir, les sancions aplicables i l’òrgan competent per imposar la sanció.
El plec de càrrecs s’ha de notificar al denunciat, a fi que en el termini de deu dies hàbils pugui efectuar al·legacions i sol·licitar la pràctica de les proves que siguin pertinents per al seu descàrrec.
L’instructor ha d’acordar, si és pertinent, la pràctica de les proves, en un termini de deu dies hàbils i una vegada practicades les proves, i ha de redactar la proposta de resolució de l’expedient que es notificarà a l’interessat a fi que en un període addicional de deu dies hàbils pugui fer al·legacions.
Transcorreguts els terminis establerts associats a la instrucció de l’expedient, l’instructor ha d’elevar al Comitè d’Ètica l’expedient per a la seva resolució (en què no s’inclourà l’instructor). El Comitè d’Ètica, en vista de l’expedient, ha de resoldre si és procedent i, en cas positiu, decidir la sanció disciplinària aplicable o, si escau, la denúncia penal corresponent (el Comitè ho ha de comunicar immediatament al Ministeri Fiscal si la conducta pot ser constitutiva de delicte).
Aquesta decisió s’ha de comunicar al denunciat i al denunciant en cas que no sigui anònim.
En cas que el denunciat tingui un vincle laboral amb la FMP, la Vicepresidenta de la FMP és la responsable de la imposició de la sanció disciplinària en el marc de la legislació laboral general.
En cas que el denunciat sigui membre del Patronat, el Comitè d’Ètica n’ha d’informar al Patronat i aquest serà qui imposarà la sanció acordada pel Comitè.
En cas de persones vinculades mitjançant un contracte mercantil, és el mateix Comitè d’Ètica el que decideix el tipus de mesura disciplinària que correspon imposar segons el tipus d’incompliment detectat, a banda de la possible denúncia penal.
Els membres del Comitè d’Ètica de la FMP, així com les persones que hagin format part d’aquest òrgan en algun moment, tenen el deure de confidencialitat permanent sobre les persones que formulin qualsevol comunicació, consulta o denúncia. En tot cas, l’informant té dret a impedir que la seva identitat sigui revelada a terceres persones.
El Canal denúncies de la FMP ha de disposar de mesures tècniques i organitzatives adequades per preservar la identitat i garantir la confidencialitat de les dades corresponents als afectats i a qualsevol tercer que s’esmenti en la informació subministrada, especialment la identitat de l’informant en cas que s’hagi identificat.
La identitat de l’informant només es pot comunicar a l’Autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l’autoritat administrativa competent, en el marc d’una investigació penal, disciplinària o sancionadora.
5.5 Protecció de dades personals
Els tractaments de dades personals que s’obtinguin a través del Canal denúncies de la FMP es regeixen pel que es disposa en el RGPD i la LOPD, així com per l’altra normativa aplicable.
No es poden recopilar dades personals la pertinència de les quals no sigui palesa per tractar una informació específica o, si es recopilen per accident, s’han d’eliminar sense dilació indeguda.
El responsable del tractament de les dades obtingudes a través del Canal denúncies de la FMP serà la FMP, que ha de tractar les dades amb la finalitat de complir l’obligació legal de disposar d’un canal de denúncies per mitjà del qual es pugui atendre i tramitar qualsevol consulta o denúncia, presentada per empleats/empleades, patrons/patrones i/o col·laboradors externs de la FMP.
La Vicepresidenta de la FMP s’encarrega de portar un llibre-registre de les informacions rebudes a través d’aquest canal, i de les investigacions internes a què hagin donat lloc, i en tot cas ha de garantir els requisits de confidencialitat que preveu el present Protocol, així com la Llei 3/2023.
Aquest registre no pot ser públic i, solament a petició raonada d’una autoritat judicial competent, mitjançant una ordre, i en el marc d’un procediment judicial i sota la tutela de l’autoritat, es pot consultar totalment o parcialment el contingut del registre esmentat.
El present Protocol ha de ser revisat com a mínim un cop l’any per part dels membres del Comitè d’Ètica de la FMP.
Qualsevol canvi en aquest document requereix de l’acord dels responsables d’aquest Protocol i l’aprovació de la Vicepresidenta de la FMP.
El present Protocol ja està en vigor.
Tanmateix es troba disponible a la pàgina web de la FMP (www.fundacionmdp.org).