Protocolo Canal Denuncias
1. Introducción
El presente Protocolo ha sido objeto de revisión y actualización con motivo de la aprobación, el pasado mes de febrero 2023, de la nueva Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que responde a la obligación de transponer al ordenamiento jurídico español, la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (conocida como “Directiva de Whistleblowing”).
Ambas normativas pretenden reforzar la cultura de cumplimiento de las entidades públicas y privadas mediante la protección de los denunciantes que informen sobre infracciones conocidas en el contexto laboral o profesional, a través de los denominados “canal denuncias”.
Las disposiciones previstas en la citada Ley 2/2023, han implicado cambios en el funcionamiento y estructura del Canal denuncias de la Fundación Mutua de Propietarios (FMP), los cuales se describen a lo largo del presente Protocolo, entre los que destacamos los siguientes: (i) se refuerza el respeto a la confidencialidad tanto del informante como de la persona denunciada, (iii) se designa al Comité Ético de la FMP como Responsable del Canal denuncias de la entidad, delegándose las funciones de gestión del mismo a la Vicepresidenta de la FMP (nombramientos que deberá aprobar el Patronato de la FMP), (iv) se deberá notificar dichos nombramientos a la “Autoridad Independiente de Protección del Informante” que resulte competente, (v) se informará debidamente sobre la existencia de canales externos para presentar consultas o denuncias, (vi) se incluye la obligación del Responsable del Canal denuncias de comunicar los supuestos constitutivos de delito penal, al Ministerio Fiscal, (vii) se garantizan los derechos de presunción de inocencia y honor de la personas denunciada y (viii) se aplicarán los plazos previstos en la norma para el acuse de recibo de las comunicaciones, la fase de investigación y la resolución de las mismas.
2. Objeto
El objeto del presente Protocolo consiste en establecer el funcionamiento del Canal denuncias de la FMP, esto es, el sistema interno de información, consulta y/o denuncia de posibles delitos e incumplimientos normativos.
El Patronato de la FMP es el responsable de la implantación del Canal denuncias de la FMP.
El Canal denuncias de la FMP se constituye con las siguientes finalidades:
(i) Dotar a empleados/as, patronos/as y colaboradores externos de la FMP, de un mecanismo para poder informar, consultar y/o denunciar posibles delitos y/o incumplimientos de la ley vigente y/o el Código Ético de la FMP, fomentando así la cultura de la información/comunicación como mecanismo para prevenir y detectar la comisión de delitos o amenazas al interés público, y a su vez,
(ii) Proteger a las personas físicas que informen, realicen consultas y/o denuncien a través de este canal (los “informantes”), todo ello de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
3. Normativa aplicable
Para la elaboración del presente Protocolo se han tenido en consideración las disposiciones que se detallan a continuación:
- Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
- Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
- Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (RGPD)
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD).
4. Comité Ético de la FMP
Para conocer, analizar y resolver las comunicaciones, consultas y denuncias que puedan llegar a través del Canal denuncias de la FMP, el Patronato constituyó en su día el Comité Ético de la FMP, el cual está integrado por los siguientes responsables:
- Vicepresidente/a de la FMP
- Responsable de Cumplimiento Legal de la FMP
- Un miembro del Patronato de la FMP
Dicho Comité Ético es el Responsable del Canal denuncias de la FMP (esto es, el “Responsable del Sistema” tal y como se denomina en la Ley 2/2023). Dicho Comité deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.
No obstante, el Comité Ético de la FMP ha delegado en la Vicepresidenta de la FMP, las facultades de gestión del Canal denuncias de la entidad, de información y de tramitación de expedientes de investigación.
El nombramiento del Comité Ético de la FMP como “Responsable del Canal Denuncias de la FMP” (“Responsable del Sistema”), así como la delegación de facultades de gestión del Canal denuncias en favor de la Vicepresidenta de la FMP, será debidamente aprobado por el Patronato de la entidad. Posteriormente, serán notificados a la Autoridad Independiente de Protección del Informante competente.
En el caso de que la comunicación, consulta o denuncia fuese relativa a uno de los miembros del Comité Ético de la FMP, éste quedaría automáticamente apartado para la resolución de la misma.
5. Funcionamiento del Canal denuncias de la FMP
5.1 Comunicaciones, consultas y/o denuncias
A través del Canal denuncias de la FMP, los empleados/as, patronos/as y colaboradores externos de la FMP, pueden comunicar, consultar y/o denunciar sobre:
A) Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:
- Entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937;
- Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE); o
- Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
B) Cualesquiera acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
En todo caso, los empleados/as, patronos/as y colaboradores externos de la FMP tienen la obligación de informar al Responsable del Canal denuncias de la FMP, en caso de recibir información relativa a un supuesto delito o infracción del Código Ético, cuando ésta no se hubiera presentado vía Canal denuncias de la FMP.
5.2 Correo electrónico habilitado para enviar comunicaciones, consultas y/o denuncias
El Canal denuncias de la FMP se canaliza a través del correo electrónico cumplimientolegal@fundacionmdp.org, que permite enviar comunicaciones, consultas y denuncias, por escrito.
Asimismo, a solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.
Las comunicaciones (ya sea de tipo informativo, consulta o denuncia) podrán ser anónimas o no, esto es, el informante podrá decidir si prefiere no revelar su identidad al realizar la comunicación, o bien, mostrarla.
No obstante, en el caso de realizar alguna consulta a través de este canal, se aconseja que el informante que la realice, se identifique, a fin de que pueda recibir una respuesta en el correo electrónico o dirección postal que éste indique. A dichos efectos, se habilita un espacio en el formulario del Canal denuncias para que el informante indique dónde quiere recibir la respuesta a la comunicación enviada.
En cualquier caso, el Canal denuncias de la FMP está preparado para garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
Se informará al informante del tratamiento de sus datos de acuerdo a lo que establece el RGPD y la LOPD, de conformidad con lo indicado más adelante en el presente protocolo.
A parte del Canal denuncias de la FMP, se informará, de forma clara y accesible, sobre la existencia de los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
Asimismo, toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (regulada en la Ley 3/2023), o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, ya sea directamente o previa comunicación a través del Canal denuncias de la FMP.
5.3 Procedimiento para enviar comunicaciones, consultas y/o denuncias
Se presenta un resumen gráfico del proceso:
5.3.1 Recepción Comunicación/Consulta/Denuncia
Se accede al Canal denuncias de la FMP, a través de la página web de la FMP (www.fundacionmdp.org). En el footer de la web se ha habilitado la pestaña “Canal denuncias”. Al clickarla, se accede al Canal denuncias de la FMP.
En el Canal denuncias de la FMP, se pone a disposición un formulario con determinados campos informativos que el informante puede rellenar o no (a su elección), para mandar la comunicación, consulta o denuncia por escrito. Al clickar el botón de envío del formulario, éste se envía al correo electrónico indicado anteriormente, y así queda presentada la comunicación, consulta o denuncia.
Una vez presentada una comunicación, consulta o denuncia a través del Canal denuncias, el informante recibirá acuse de recibo en el plazo máximo de 7 días naturales posteriores.
El acceso al contenido del buzón del correo electrónico del Canal denuncias de la FMP, está restringido a las personas que integran el Comité Ético de la FMP. Éstas serán quienes, en primera instancia, recibirán las comunicaciones, consultas o denuncias que se presenten por este canal.
5.3.2 Análisis y Valoración
La Vicepresidenta de la FMP analizará y valorará, previamente, la naturaleza de la comunicación, consulta o denuncia recibida. Una vez realizado dicho análisis y valoración, lo elevará al Comité Ético.
En el caso de que se trate de una comunicación o consulta, el Comité Ético responderá directamente al solicitante, indicando si puede tratarse de un incumplimiento o supuesto delito, o no. Si el Comité considerase que el motivo de la consulta puede ser objeto de un incumplimiento del Código Ético de la FMP o un acto presuntamente delictivo, recomendará al solicitante que presente denuncia, comunicándole expresamente la garantía de preservación de su anonimato.
En el caso de que se trate de una denuncia, la Vicepresidenta de la FMP analizará y valorará, previamente, la naturaleza del correo recibido, y si procede o no su investigación, informando al Comité Ético de sus conclusiones, el cual decidirá en base a su informe si se abre o no un expediente sancionador.
En el caso que el Comité Ético, decida que no procede abrir expediente sancionador y que la denuncia no fuere anónima, se comunicará la no apertura de expediente sancionador a la persona denunciante explicando los motivos de la improcedencia de su tramitación.
Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en esta ley, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
5.3.3 Mandato de Instrucción
En caso que el Comité Ético, después de valorar el informe de la Vicepresidenta de la FMP, halle indicios suficientes de la existencia de un incumplimiento o un acto presuntamente delictivo, se abrirá un expediente sancionador y se nombrará un instructor/a miembro del Comité Ético para su instrucción.
El plazo máximo para realizar las actuaciones de investigación será de 3 meses desde la recepción de la comunicación. El Comité Ético podrá mantener comunicación con el informante, incluso pedirle información adicional para poder realizar un análisis completo.
Todas las personas sometidas al ámbito del Código Ético de la FMP, sean empleados/as o no, tienen el deber de cooperar en las investigaciones que se lleven a cabo sobre posibles incumplimientos del Código y conductas presuntamente delictivas.
5.3.4 Comunicación al denunciante si éste no fuere anónimo y al denunciado
En el caso de que la denuncia no fuese anónima, una vez el Comité Ético haya resuelto la procedencia de iniciar un expediente sancionador sobre los hechos, se comunicará al denunciante y al denunciado su apertura, así como el instructor asignado.
5.3.5 Análisis y Planificación
El instructor/a presentará ante el Comité Ético, en el plazo de 10 días hábiles como máximo, la planificación, las acciones y el coste económico (si lo hubiese) del proceso de instrucción. Este tendrá que ser aprobado por el Comité.
5.3.6 Instrucción
El instructor/a redactará un pliego de cargos que deberá contener como mínimo lo siguiente: la identificación de las personas presuntamente responsables, la exposición de los hechos imputados, el presunto incumplimiento del Código Ético o acto presuntamente delictivo que estos hechos puedan constituir, las sanciones de aplicación y el órgano competente para imponer la sanción.
El pliego de cargos se notificará al denunciado, a fin de que en el plazo de 10 días hábiles pueda efectuar alegaciones y solicitar la práctica de las pruebas que sean pertinentes para su descargo.
El instructor/a tendrá que acordar, si fuese pertinente, la práctica de las pruebas, en un plazo de 10 días hábiles y una vez practicadas éstas, el instructor/a redactará la propuesta de resolución del expediente que se notificará al interesado a fin de que en un periodo adicional de 10 días hábiles pueda realizar alegaciones.
5.3.7 Toma de decisiones
Transcurridos los plazos establecidos asociados a la instrucción del expediente, el instructor/a elevará al Comité Ético, el expediente para su resolución (donde no se incluirá al instructor/a). El Comité Ético a la vista del expediente resolverá sobre la procedencia o no del mismo y en caso positivo, decidirá la sanción disciplinaria a aplicar, o en su caso, la denuncia penal correspondiente (el Comité deberá comunicarlo inmediatamente al Ministerio Fiscal si la conducta pudiera ser constitutiva de delito).
Dicha decisión se comunicará al denunciado, y al denunciante en caso de que éste no fuera anónimo.
5.3.8 Ejecución
En el caso de que el denunciado/a tenga un vínculo laboral con la FMP, será la Vicepresidenta de la FMP, el responsable de la imposición de la sanción disciplinaria en el marco de la legislación laboral general.
En el caso de que el denunciado fuere un miembro del Patronato, el Comité Ético, lo comunicará al Patronato y éste será quien imponga la sanción acordada por el Comité.
En el caso de personas vinculadas mediante un contrato mercantil, será el propio Comité Ético el que decidirá el tipo de medida disciplinaria que corresponde imponer en función del tipo de incumplimiento detectado, al margen de la posible denuncia penal.
5.4 Confidencialidad
Los miembros del Comité Ético de la FMP, así como aquellas personas que hubieran formado parte de dicho órgano en algún momento, tienen el deber de confidencialidad permanente sobre las personas que formulen cualquier comunicación, consulta o denuncia. En cualquier caso, el informante tiene derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas.
El Canal denuncias de la FMP contará con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.
La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente, en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
5.5 Protección de datos personales
Los tratamientos de datos personales que se obtengan a través del Canal denuncias de la FMP, se regirán por lo dispuesto en el RGPD y la LOPD, así como por la demás normativa que pudiera resultar de aplicación.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
El Responsable del tratamiento de los datos obtenidos a través del Canal denuncias de la FMP, será la FMP, quien tratará los datos con la finalidad de cumplir con la obligación legal de disponer de un canal de denuncias a través del cual poder atender y tramitar cualquier consulta o denuncia, presentada por los empleados/as, patronos/as y colaboradores externos de la FMP.
6. Libro registro del Canal denuncias de la FMP
La Vicepresidenta de la FMP se encargará de llevar un libro-registro de las informaciones recibidas a través de este canal, y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos en el presente Protocolo, así como en la Ley 3/2023.
Este registro no será público y únicamente a petición razonada de una Autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente al contenido del referido registro.
7. Actualización y Modificación
El presente Protocolo debe ser revisado por lo menos una vez al año, por parte de los miembros del Comité Ético de la FMP.
Cualquier cambio en este documento requiere del acuerdo de los responsables de este Protocolo y la aprobación de la Vicepresidenta de la FMP.
8. Entrada en vigor
El presente Protocolo ya está en vigor.
Asimismo, se encuentra disponible en la página web de la FMP (www.fundacionmdp.org).